ECHARP: le Règlement

REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR

1. Sont réputés membres de l’ECHARP les cercles ou associations dont les intérêts reconnus portent sur l’histoire, l’archéologie et la généalogie, qui ont manifesté leur adhésion à la Charte de l’ECHARP en la signant et qui sont en ordre de cotisation pour l’année civile en cours. Le montant de la cotisation est fixé en Assemblée générale ordinaire.

2. Pour faciliter la permanence du fonctionnement de l’association, des structures ont été mises en place :
- une Assemblée générale qui se réunit au moins une fois l’an et où se retrouvent les cercles membres en règle de cotisation;
- un Bureau de cinq personnes au moins élues pour un mandat de trois années par les membres de l’Assemblée générale. Les mandats sont renouvelables.

3. Les décisions de l’ECHARP sont prises en Assemblée générale. L’Assemblée générale annuelle est tenue dans le courant du premier trimestre de l’année civile. Les convocations, avec ordre du jour de la réunion, budget de l’année en cours et comptes arrêtés en fin d’année sont envoyés par la poste à tous les membres de l’Echarp, soit 15 jours ouvrables avant la date de l’A. G. Il est loisible à tout cercle d’introduire un point supplémentaire à l’ordre du jour. Cette demande doit être introduite au plus tard huit jours avant la tenue de la réunion. Une Assemblée générale ne peut valablement statuer que sur les points prévus à son ordre du jour et pour autant qu’un nombre significatif de cercles affiliés en règle de cotisation soient présents. Le procès-verbal de chaque Assemblée générale est publié dans le Bulletin de liaison suivant l’Assemblée Générale avec les comptes de l’exercice écoulé et budget pour l’année en cours, approuvés lors de l’A.G.

4. Tous les trois ans, l’Assemblée générale de l’année civile élira les membres du Bureau. Celui-ci, dès sa désignation, organisera la répartition des tâches en fonction des objectifs qu’il s’est assignés. Les titulaires des mandats ne peuvent être choisis que parmi les membres des cercles et associations locales et ils constituent le Bureau de l’ECHARP. Le Bureau de l’ECHARP est chargé par l’Assemblée générale de la bonne tenue des affaires courantes et de toute initiative concourant à la réalisation des objectifs exprimés dans la Charte de l’Entente avec, au minimum, la mise sur pied d’une Journée inter-cercles dans le courant du quatrième trimestre de l’année civile. L’Assemblée générale peut aussi charger le Bureau de missions spécifiques Aucun cercle ne peut disposer de plus d’un représentant au Bureau. Le Bureau rend compte de sa gestion devant l’Assemblée générale. L’Assemblée générale a le pouvoir de révoquer les membres du Bureau, individuellement ou collectivement, avant la fin de leur mandat, si elle le juge nécessaire.

5. Outre l’Assemblée générale ordinaire annuelle obligatoire l’ECHARP peut tenir des Assemblées générales extraordinaires. Ces dernières se tiennent à l’initiative d’au moins trois membres du Bureau ou à la demande écrite d’au moins cinq cercles ou associations affiliés.

6. Dans les Assemblées générales et au Bureau, les décisions sont prises par consensus. Toutefois à la demande d’un membre il sera procédé à un vote à la majorité absolue. Lors des votes à l’Assemblée générale, chaque cercle ou association répondant aux conditions d’affiliation a droit à une voix qui est exprimée par un représentant qu’elle aura préalablement désigné. Les élections se feront par vote à bulletin secret si la demande est exprimée.

Tel qu’amendé et approuvé en A.G du 23 mars 2013 à Chastre.